Création d'une réunion
Vous pouvez programmer des réunions et des rendez-vous depuis l'onglet Calendrier, un message ou le mini-calendrier.
Planifier une réunion depuis la page de Rendez-vous
Dans la barre d'outils de l'affichage du calendrier, cliquez sur Nouveau. La page Nouveau rendez-vous s'affiche.
Saisissez un objet. L'objet est obligatoire et devient la description dans le calendrier.
Si vous savez où se tiendra la réunion, saisissez cela dans le champ Emplacement.
Définissez la date et l'horaire de la réunion. Saisissez la date de début et la date de fin. S'il s'agit d'une réunion récurrente, cliquez sur Répétition dans la barre d'outils puis configurez les détails récurrents.
Remarque : Si le fuseau horaire s’affiche (Préférences>Calendrier), il reflète le fuseau horaire dans lequel vous vous trouvez. Il n’est généralement pas nécessaire de le modifier. Si vous organisez des réunions avec des participants se trouvant dans des fuseaux horaires différents, l'invitation sera envoyée en indiquant l'heure de la réunion correspondant à leur fuseau horaire. Par exemple, si vous créez une réunion avec des participants se trouvant en Californie et à New York, l'invitation indique l'heure du fuseau horaire du Pacifique pour les participants résidant en Californie, et l'heure du fuseau horaire de l'Est des États-Unis (trois heures plus tard) pour les participants de New York.
Si vous disposez de plusieurs calendriers, choisissez dans le menu Calendrier celui qui configure l'événement.
Saisissez le nom des participants. Vous pouvez saisir le nom des participants de l'une des manières suivantes :
Dans la barre d'outils, cliquez sur Ajouter des participants et des ressources. Saisissez un nom et sélectionnez la liste à utiliser, soit Contacts personnels, qui explore tous vos carnets d'adresses soit Liste GAL. Sélectionnez les noms, puis appuyez sur Ajouter la sélection. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Terminé.
Dans la zone de texte Participants, saisissez les adresses mail, en les séparant par un point-virgule (;). Lorsque vous commencez à saisir les noms, la fonction de saisie automatique affiche les noms correspondants dans votre liste de contacts.
Utilisez le champ Texte pour ajouter des informations supplémentaires à inclure dans le mail.
Cliquez sur Enregistrer. Une invitation est envoyée par mail à tous les participants et le rendez-vous s'affiche sur les calendriers.
Si vous ajoutez un rendez-vous à un calendrier partagé, il peut être nécessaire d'actualiser l'écran pour pouvoir consulter le rendez-vous.